Gestiona varias marcas de clientes en tu agencia sin perderte
Con un cliente trabajas en azul y con otro en verde. Un cliente trata de tú y otro de usted. Cuantos más clientes tiene tu agencia, más riesgo hay de que alguien coja el archivo equivocado. Con una estructura fija tienes cada marca de cliente bajo control.
Equipo MerkBrouwers4 min de lectura
Dónde falla con varias marcas
Con pocos clientes, todo va bien. Todos saben dónde están los archivos. Pero la agencia crece, llegan freelances y los clientes ajustan su identidad visual. De repente hay tres versiones de un mismo logo en distintas carpetas de proyecto.
Los errores que surgen entonces duelen. Un color antiguo en una campaña. Un logo equivocado en un presupuesto. O peor: un archivo de un cliente en una presentación para otro.
A menudo nadie lo nota a tiempo. El cliente lo ve cuando la pieza ya está impresa o publicada. Eso cuesta tiempo, dinero y a veces también confianza.
Una estructura para todos los clientes
Da a cada marca de cliente la misma organización: logos, colores, tipografías, imágenes, plantillas y tono de voz, siempre en el mismo orden. Quien se orienta con un cliente también se orienta con el siguiente. Una organización fija también ayuda a incorporar a nuevos empleados y freelances.
Anota también los acuerdos prácticos de cada marca. ¿Quién es el contacto en el cliente? ¿Quién aprueba los diseños? ¿Qué imprenta o desarrollador web colabora? Esa información suele estar solo en el correo de alguien.
Usa una forma fija de nombrar los archivos que incluya el nombre del cliente. Así ves enseguida a qué marca pertenece un archivo, aunque acabe fuera de la carpeta.
Gestiona el acceso por cliente
No todo el mundo tiene que verlo todo. Eso protege a tus clientes y facilita las búsquedas. Organiza el acceso por grupo:
Empleados. Da acceso a las marcas en las que trabaja cada persona, no a todos los clientes.
Freelances. Dales acceso mientras dure el encargo y luego desactívalo.
El propio cliente. Deja que el cliente consulte y apruebe, sin ver otras marcas de clientes.
Colaboradores externos. Una imprenta o un fotógrafo solo recibe los archivos necesarios para ese encargo.
Mantén al día cada marca de cliente
Un cliente ajusta su identidad visual y envía el nuevo logo por correo. Si ese archivo solo llega al correo del responsable de cuenta, el resto del equipo sigue usando el antiguo. Por eso, acuerda que los archivos de marca nuevos vayan siempre primero al lugar fijo.
Quita de la vista las versiones antiguas en cuanto haya una nueva. Puedes guardarlas en un archivo histórico, pero no junto a los archivos actuales. Así nadie puede coger la equivocada por error.
Programa de vez en cuando una revisión breve por cliente: ¿sigue todo bien, falta algo? También es un buen momento para hablar con el cliente sobre lo que cambia en su marca. Así tu agencia no solo ejecuta, sino que también cuida de la marca.
Un solo entorno para todas las marcas
Las carpetas sueltas por cliente funcionan hasta cierto punto. Después, ayuda un entorno donde gestionas todas las marcas una al lado de otra, cada una con sus archivos, directrices y accesos. Así nadie tiene que recordar dónde está cada cliente.
En MarcaBase colocas varias marcas una junto a otra y defines permisos por persona, organización, marca y sección. Gestionas por separado los equipos de agencias y de clientes, para que cada uno vea solo las marcas a las que tiene acceso.
En resumen
Da a cada marca de cliente la misma organización fija.
Anota también los acuerdos prácticos: contacto, quién aprueba y proveedores.
Gestiona el acceso por cliente, y de forma temporal para freelances.
Los archivos nuevos, primero al lugar fijo; las versiones antiguas, fuera de la vista.
Programa de vez en cuando una revisión breve por cliente.
Mira qué plan encaja con una agencia que gestiona varias marcas de clientes. Puedes probar cualquier plan gratis primero.
