Cambiar de agencia sin perder tus archivos de marca

Por qué los archivos se quedan a menudo en la agencia

En la mayoría de organizaciones, la agencia gestiona los archivos. Es cómodo mientras dura la colaboración. Pides un logo y te lo dan. Pero no sabes exactamente qué hay ni dónde está.

Al cambiar, eso sale de golpe a la luz. La agencia anterior ya no es tu prioridad, ni tú la suya. Cuanto mejor sepas de antemano qué necesitas, más fácil será todo.

Qué debes llevarte

Haz una lista antes de hablar con tu agencia anterior. Estos son los elementos que casi siempre necesitas:

• Archivos del logo. Todas las variantes, como archivo vectorial (por ejemplo SVG, EPS o PDF) y como PNG.
• Archivos fuente. Los archivos de trabajo del logo, las plantillas y las piezas fijas, como archivos de Illustrator o InDesign.
• Tipografías. Los archivos y, sobre todo, información sobre la licencia y a nombre de quién está.
• Colores. Todos los códigos para pantalla e impresión, como HEX, RGB, CMYK y Pantone.
• Normas. El manual de marca o la guía de estilo, a ser posible también como archivo editable.
• Imágenes. Fotos e ilustraciones creadas para ti, con información sobre los derechos de uso.

Revisa lo que dice tu contrato

Mira en tu contrato o presupuesto qué se acordó sobre derechos y archivos fuente. A veces pone que puedes usar el logo, pero que los archivos de trabajo se quedan en la agencia. A veces están incluidos sin más. Si no está regulado, pregúntalo con educación.

Fíjate también en las imágenes y las tipografías. Una licencia de fotos o de fuentes puede estar a nombre de la agencia. En ese caso quizá no puedas pasar los archivos sin más a la nueva agencia. Si tienes dudas sobre la parte legal, pide asesoramiento.

Haz que el traspaso sea una conversación normal

Un cambio no tiene por qué ser una pelea. Agradece a la agencia anterior la colaboración y envía tu lista. Pide los archivos mediante un enlace de descarga, en una fecha que os venga bien a ambos. Pregunta también si saben algo que no esté en los archivos, como un ajuste especial de impresión o un acuerdo con la imprenta.

Después comprueba enseguida que todo se abre y está completo. Abre los archivos fuente, mira si las tipografías funcionan y si están todas las variantes del logo. Ahora todavía es fácil preguntar. Dentro de medio año será más difícil.

Luego dale a la nueva agencia un comienzo tranquilo. Deja que primero revise los archivos y el manual, y pregúntale qué echa en falta. Así sabrás pronto si falta algo, y aún podrás consultarlo con la agencia anterior.

Haz que tu marca esté contigo a partir de ahora

La lección más importante de un cambio: guarda tú mismo tus archivos de marca, en un lugar que sea de tu organización. Da acceso a la nueva agencia a ese lugar, en vez de que guarde su propia copia. Acordad que los archivos nuevos o modificados vuelvan ahí.

Así, el próximo cambio ya no será una búsqueda del tesoro. Y la nueva agencia empieza directamente con los archivos correctos y actuales.

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