AI-afspraken voor je team: zo blijft je merk herkenbaar

Waarom je afspraken nodig hebt

AI is geen project meer dat je kunt plannen. Het zit al in het werk van je team, vaak zonder dat iemand het zo noemt. De een gebruikt het voor een eerste opzet, de ander laat er hele teksten mee schrijven.

Dat is niet erg. Maar zonder afspraken klinkt je merk per collega anders. Er verschijnen beelden die niet bij je stijl passen. En niemand weet wat er wel en niet in een chat mag. Afspraken geven richting zonder AI te verbieden.

Houd de afspraken kort. Eén pagina die iedereen leest, werkt beter dan een uitgebreid beleid dat in een map verdwijnt. Zet ze in je merkhandboek, naast je tone of voice en huisstijl, zodat mensen ze vinden waar ze toch al kijken.

Spreek af welke tools je gebruikt

Begin met een korte lijst van tools die je team mag gebruiken, en waarvoor. Dat maakt het makkelijker om instellingen, instructies en accounts te regelen. Het voorkomt ook dat werk verspreid raakt over persoonlijke accounts.

Kijk daarbij naar de voorwaarden van elke tool. Wat gebeurt er met de informatie die je invoert? Is er een zakelijke versie? Laat bij twijfel iemand meekijken die verstand heeft van privacy en beveiliging.

Geef AI je merk mee, niet je geheimen

Een assistent schrijft beter als hij je merk kent. Spreek af welke merkinformatie iedereen meegeeft, en zorg dat het overal dezelfde versie is.

Spreek net zo duidelijk af wat er niet in een chat hoort. Persoonsgegevens van klanten, leden of cliënten, vertrouwelijke cijfers en contracten horen daar meestal niet in. Twijfelt iemand, dan is de regel simpel: eerst vragen, dan plakken.

Deze merkinformatie geef je in elk geval mee:

• Tone of voice. Een korte beschrijving met voorbeeldzinnen die wel en niet passen.
• Vaste woorden. Productnamen, de schrijfwijze van je organisatienaam en woorden die je vermijdt.
• Doelgroep. Voor wie je schrijft en of je mensen met je of u aanspreekt.
• Huisstijlgegevens. Kleurcodes en lettertypes, voor ontwerp- of code-opdrachten.

Maak regels voor beeld en logo

Beeld vraagt extra aandacht. Een AI-tool maakt makkelijk een plaatje dat mooi is, maar niet past bij je beeldtaal. Spreek af waarvoor je AI-beeld wel gebruikt, bijvoorbeeld voor schetsen en interne presentaties, en waarvoor niet.

Laat AI nooit je logo namaken of aanpassen. Gebruik altijd de echte logobestanden uit je merkhandboek. Hetzelfde geldt voor gezichten van echte mensen en voor producten die je verkoopt: laat zo’n beeld niet de indruk wekken dat het een echte foto is.

Laat AI-beeld ook nalezen op je huisstijl. Passen de kleuren? Is de stijl dezelfde als die van je andere beelden? Een beeld dat net anders is, valt naast je eigen foto’s en illustraties meer op dan je denkt.

Houd een mens aan het roer

Spreek af dat alles wat naar buiten gaat door een mens wordt nagelezen. Iemand die het merk kent, controleert of de tekst klopt, of de toon past en of de feiten juist zijn. AI kan overtuigend klinken en toch iets verzinnen.

Leg ook vast wie eigenaar is van de afspraken. Tools veranderen snel, dus kijk er een paar keer per jaar naar. Vraag het team wat werkt en wat niet, en pas de afspraken daarop aan.

Wil je niet dat iedereen zelf richtlijnen in een chat plakt? Met de AI-koppeling van BeterMerk haalt een assistent zoals Claude, ChatGPT of Cursor de actuele merkgegevens alleen-lezen op, met dezelfde rechten als de gebruiker.