Welke huisstijltemplates heeft je team echt nodig?

Waarom templates meer opleveren dan regels

Een merkhandboek vertelt hoe het moet. Een template doet het al voor je. Wie een goed sjabloon opent, hoeft niet na te denken over marges, kleuren of de plek van het logo. Dat staat er al.

Daarom zijn templates vaak de snelste manier om je merk consistenter te maken. Je hoeft mensen niets uit te leggen. Je geeft ze een beginpunt waarin de goede keuzes al gemaakt zijn.

De templates die bijna iedereen nodig heeft

Begin niet met alles. Kijk wat je team elke week maakt en begin daar.

Werk je met vrijwilligers of veel wisselende mensen, kies dan eerst de templates die zij gebruiken. Een flyer of affiche voor activiteiten is dan vaak belangrijker dan een rapporttemplate. Begin klein en voeg toe wat mensen echt vragen.

Voor de meeste organisaties is dit een goede basis:

• Presentatie. Een PowerPoint- of Google Slides-thema met titelslide, tekstslide, slide met beeld en een afsluiter.
• Brief en document. Een Word-sjabloon met logo, kleuren, vaste lettertypes en kop- en voetteksten.
• E-mailhandtekening. Eén vaste opmaak voor iedereen, met naam, functie en logo.
• Social media. Een paar vaste formaten voor posts en stories, met ruimte voor eigen tekst en beeld.
• Offerte of rapport. Voor wie regelmatig iets naar klanten, leden of fondsen stuurt.

Zo bouw je een template dat mensen gebruiken

Een template moet makkelijker zijn dan zelf iets maken. Anders begint iedereen toch met een leeg document. Let op deze punten:

• Gebruik ingebouwde stijlen. Stel koppen, alinea’s en kleuren in als stijl in Word of PowerPoint, zodat één klik genoeg is.
• Zet het logo vast. Plaats het in de diamodellen of kop- en voettekst, zodat niemand het per ongeluk verschuift.
• Kies een vervangende letter. Werkt je eigen lettertype niet overal, zet dan een systeemletter in de template.
• Geef voorbeeldtekst. Laat zien wat er waar hoort, bijvoorbeeld ‘Titel van maximaal twee regels’.
• Houd het kort. Een presentatietemplate met veertig dia-opmaken schrikt af. Een handvol goede varianten werkt beter.

Eén plek, één versie

Het grootste risico van templates is dat er na een jaar vijf versies rondgaan. Iemand heeft een oude kopie op zijn bureaublad, een ander gebruikt een bestand uit een gedeelde map. Spreek daarom af dat templates op één plek staan, en dat je ze altijd daar ophaalt.

Geef templates een duidelijke naam en zet er geen datum of versienummer in de bestandsnaam. Vervang bij een update het bestand op die ene plek. Laat oude versies verdwijnen, zodat niemand ze nog per ongeluk pakt.

In BeterMerk staan templates en presentatiethema’s naast je logo’s en kleuren. Met versiebeheer zie je welke versie actueel is, en oude bestanden verdwijnen uit beeld.

Houd ze levend

Vraag af en toe aan collega’s welke templates ze missen. Zie je dat iemand steeds zelf iets in elkaar zet, dan is dat een teken dat er een sjabloon ontbreekt. Kijk ook na een rebranding of kleine aanpassing in je huisstijl of alle templates nog kloppen.

Wijs één persoon aan die eigenaar is van de templates. Die beslist over nieuwe varianten en zorgt dat er niet stilletjes eigen versies bijkomen.