Van bureau wisselen zonder je merkbestanden kwijt te raken

Waarom bestanden vaak bij het bureau blijven

Bij de meeste organisaties beheert het bureau de bestanden. Dat is handig zolang de samenwerking loopt. Je vraagt om een logo en je krijgt het. Maar je weet dan niet precies wat er allemaal is, of waar het staat.

Bij een overstap komt dat ineens boven. Het oude bureau is niet meer je eerste prioriteit, en jij niet die van hen. Hoe beter je vooraf weet wat je nodig hebt, hoe soepeler het gaat.

Wat je moet meenemen

Maak een lijst voordat je het gesprek met je oude bureau voert. Dit zijn de onderdelen die je bijna altijd nodig hebt:

• Logobestanden. Alle varianten, als vectorbestand (zoals SVG, EPS of PDF) en als PNG.
• Bronbestanden. De werkbestanden van logo, templates en vaste uitingen, zoals Illustrator- of InDesign-bestanden.
• Lettertypes. De bestanden en, belangrijker, informatie over de licentie en op wiens naam die staat.
• Kleuren. Alle codes voor scherm en druk, zoals HEX, RGB, CMYK en Pantone.
• Richtlijnen. Het merkhandboek of de stijlgids, liefst ook als bewerkbaar bestand.
• Beeld. Foto’s en illustraties die voor jou gemaakt zijn, met informatie over de gebruiksrechten.

Check wat er in je contract staat

Kijk in je contract of offerte wat er is afgesproken over rechten en bronbestanden. Soms staat erin dat je het logo mag gebruiken, maar dat de werkbestanden van het bureau blijven. Soms horen ze er gewoon bij. Is het niet geregeld, vraag het dan netjes na.

Let ook op beeld en lettertypes. Een fotolicentie of fontlicentie kan op naam van het bureau staan. Dan mag je de bestanden misschien niet zomaar doorgeven aan het nieuwe bureau. Twijfel je over de juridische kant, vraag dan advies.

Maak de overdracht een gewoon gesprek

Een overstap hoeft geen ruzie te zijn. Bedank het oude bureau voor de samenwerking en stuur je lijst mee. Vraag om de bestanden via een downloadlink, op een datum die voor beide werkt. Vraag ook of ze iets weten wat niet in de bestanden staat, zoals een speciale drukinstelling of een afspraak met de drukker.

Controleer daarna meteen of alles opent en compleet is. Open de bronbestanden, kijk of de lettertypes werken en of alle logovarianten erbij zitten. Nu kun je nog makkelijk iets navragen. Over een halfjaar is dat lastiger.

Geef het nieuwe bureau daarna een rustige start. Laat ze eerst de bestanden en het handboek doornemen, en vraag wat ze missen. Zo hoor je vroeg of er nog iets ontbreekt, en kun je het oude bureau er nog over benaderen.

Zorg dat je merk voortaan bij jou staat

De belangrijkste les van een overstap: bewaar je merkbestanden zelf, op een plek die van jouw organisatie is. Geef het nieuwe bureau toegang tot die plek, in plaats van dat zij een eigen kopie bijhouden. Spreek af dat nieuwe of aangepaste bestanden daar terugkomen.

Dan is een volgende wissel geen zoektocht meer. En het nieuwe bureau begint meteen met de juiste, actuele bestanden.

Wil je daarbij geholpen worden? Bij BeterMerk lever je aan wat je hebt, zoals een PDF, een map of een cloudschijf. Dat wordt voor je overgezet in het portaal. Bureaus geef je daarna alleen toegang tot de merken waarvoor ze werken.