Huisstijl voor verenigingen en stichtingen: houd het simpel

Waarom simpel hier beter werkt

Een groot merkhandboek past bij een organisatie met een marketingafdeling. Bij een sportclub, buurthuis of fonds leest bijna niemand zo’n document. De penningmeester maakt de jaarrekening, de jeugdcommissie de poster voor het toernooi. Ze willen snel iets maken dat er goed uitziet.

Hoe minder regels je hebt, hoe groter de kans dat mensen ze volgen. Leg daarom alleen vast wat echt nodig is om herkenbaar te blijven. De rest mag vrij zijn.

De minimale huisstijl

Met een paar bouwstenen kom je al ver. Zorg dat deze onderdelen klaarstaan:

• Logo in een paar varianten. Een kleurenversie, een witte versie voor donkere achtergronden en een zwarte versie. Liefst ook als los beeldmerk voor social media.
• Twee of drie kleuren. Eén hoofdkleur en één of twee steunkleuren, met de codes voor scherm en drukwerk erbij.
• Een letter die iedereen heeft. Kies een gratis lettertype of een letter die standaard op elke computer staat. Dan ziet een Word-document bij elke vrijwilliger er hetzelfde uit.
• Een paar templates. Denk aan een poster of flyer, een nieuwsbrief, een briefpapier en een presentatie voor de ledenvergadering.
• Een korte schrijfwijzer. Hoe spreek je leden aan? Schrijf je ‘je’ of ‘u’? Hoe schrijf je de naam van je organisatie?

Wie is de eigenaar?

In veel verenigingen is de huisstijl van niemand. Iemand heeft ooit het logo laten maken, en sindsdien doet iedereen het op zijn eigen manier. Wijs daarom één persoon of rol aan die de huisstijl beheert.

Koppel die taak aan een functie, niet aan een persoon. Bijvoorbeeld de secretaris of de voorzitter van de communicatiecommissie. Stopt die persoon, dan gaat de taak vanzelf over op de opvolger.

De eigenaar hoeft geen ontwerper te zijn. Het gaat erom dat er iemand is die vragen beantwoordt, templates bijwerkt en nee zegt tegen een vierde logo.

Bestanden horen niet op een privélaptop

Het grootste risico zit in waar de bestanden staan. Het originele logo staat vaak in de mailbox van een oud-bestuurslid of in iemands privé-Dropbox. Vertrekt die persoon, dan ben je het bronbestand kwijt.

Zet alles daarom op een plek die van de organisatie is, met een account op naam van de vereniging. Geef meerdere bestuursleden toegang. Zo kun je altijd bij je eigen merk, ook als iemand stopt of onbereikbaar is.

Vraag ook de ontwerper of het bureau dat je logo maakte om de bronbestanden. Denk aan een vectorbestand van het logo en de lettertypebestanden, als je daar een licentie voor hebt.

Samenwerken met sponsors, gemeente en drukker

Een vereniging werkt veel met anderen samen. Een sponsor wil je logo op zijn website. De gemeente vraagt om beeld voor een subsidieaanvraag of een evenement. De lokale drukker heeft een printbestand nodig voor de clubkrant.

Maak voor die vragen een vast pakket. Zet daarin de logo’s voor scherm en drukwerk, de kleurcodes en een korte uitleg over hoe je logo gebruikt mag worden. Stuur dan steeds dat pakket, in plaats van elke keer losse bestanden te zoeken.

Spreek ook af hoe jij met hun logo omgaat. Sponsors hebben vaak eigen regels. Bewaar hun bestanden en afspraken bij elkaar, zodat de volgende commissie ze ook kan vinden.

Overdracht bij een bestuurswissel

Een bestuurswissel is hét moment waarop kennis verdwijnt. Neem de huisstijl daarom op in de overdracht, net als de bankzaken en de ledenadministratie. Loop samen na waar de bestanden staan, wie toegang heeft en welke afspraken er zijn met drukker en sponsors.

Haal oud-bestuursleden die geen rol meer hebben uit de gedeelde mappen. En laat nieuwe mensen weten waar ze alles vinden, zodat ze niet opnieuw beginnen.

Wil je dat makkelijker regelen? In BeterMerk zet je je merk op één plek die van de organisatie is. Je geeft per persoon een rol, en met een deellink stuur je een drukker of sponsor alleen wat voor hen bedoeld is. Je probeert het 30 dagen gratis zonder betaalgegevens, en je zit daarna niet vast aan een lang contract.