Merkbestanden opruimen: van gedeelde schijf naar één plek

Waarom de gedeelde map vanzelf vervuilt

Niemand maakt bewust een rommeltje. Een collega slaat een logo op met een eigen naam. Een bureau stuurt een nieuwe versie per mail. Iemand anders zet een kopie op zijn laptop, omdat de schijf traag is.

Na een paar jaar staan dezelfde bestanden op vijf plekken, in tien varianten. De map is dan geen hulp meer, maar een zoekplaatje. Opruimen gaat daarom niet alleen over weggooien. Het gaat erom dat er één plek komt waar iedereen op kan vertrouwen.

Stap 1: verzamel alles op één hoop

Begin niet met sorteren in de map zelf. Verzamel eerst alles wat je kunt vinden in één tijdelijke map. Zo zie je wat er echt is. Kijk op deze plekken:

• Gedeelde schijven. Denk aan de netwerkschijf, Google Drive, SharePoint, Dropbox of Teams.
• Mail. Zoek op woorden als logo, huisstijl, drukproef en de naam van je bureau of drukker.
• Laptops van collega’s. Vraag de mensen die vaak iets maken om hun eigen mapjes te delen.
• Je bureau of ontwerper. Vraag de bronbestanden op die zij nog voor je bewaren.
• Websites en tools. Ook in je website, nieuwsbriefprogramma en socialmedia-accounts staan logo’s en beelden.

Stap 2: sorteer in behouden, archiveren of weg

Loop daarna de stapel door. Leg naast je huidige huisstijl wat actueel is. Twijfel je over een bestand, kijk dan naar de kleuren en het logo zelf, niet naar de bestandsnaam of de datum. Verdeel alles in drie groepen:

• Behouden. Bestanden die kloppen met je huidige huisstijl en die mensen echt gebruiken.
• Archiveren. Oude logo’s, eerdere campagnes en afgeronde projecten. Bewaar ze apart, buiten het zicht van het team.
• Weg. Dubbele kopieën, half afgemaakte versies en bestanden die niemand herkent.

Stap 3: kies een structuur die iedereen snapt

Een goede mappenstructuur volgt de vraag van de gebruiker. Mensen zoeken een logo, een kleur of een template. Ze zoeken niet naar een projectnaam of een jaartal. Houd het daarom bij een paar heldere hoofdmappen, zoals logo’s, kleuren, lettertypes, beeld en templates.

Spreek ook af hoe bestanden heten. Een naam als merknaam-logo-wit-rgb.png vertelt meteen wat je krijgt. Zet er geen woorden als ‘definitief’ of ‘nieuw’ in. Die kloppen nooit lang.

Maak verder onderscheid tussen bronbestanden en exports. Een bronbestand is het bestand waarin een ontwerper werkt, bijvoorbeeld uit Illustrator of InDesign. Een export is een kant-en-klare versie, zoals een PNG of PDF. De meeste collega’s hebben alleen exports nodig. Bewaar de bronbestanden apart, zodat je ze niet kwijtraakt en niemand ze per ongeluk aanpast.

Stap 4: ruim oude links op en houd het bij

Na het opruimen werken oude snelkoppelingen en links vaak nog. Mensen hebben een oude map als favoriet, of er hangt een link in een document of op het intranet. Zoek die op en verwijs ze naar de nieuwe plek. Laat de oude map niet half bestaan, maar haal hem weg of zet er een duidelijke verwijzing in.

Wijs daarna één eigenaar aan. Die persoon beslist wat er bij komt en wat verdwijnt. Komt er een nieuwe versie, dan vervangt de eigenaar het oude bestand op dezelfde plek. Plan daarnaast een vast moment in, bijvoorbeeld elk kwartaal, om kort te kijken of er weer losse kopieën rondzwerven.

Wil je dit niet zelf uitzoeken, dan kan BeterMerk helpen. Bij de inrichting halen we je logo’s, kleuren, lettertypes, templates en richtlijnen uit je mappen en mailtjes en zetten we ze in één merkkluis. Je kunt ook je oude PDF sturen, dan zetten wij hem over. Met versiebeheer verdwijnen oude bestanden uit beeld, en met zoeken, filteren en tags vindt iedereen snel wat nodig is.