Meerdere klantmerken beheren als bureau: zo houd je overzicht
Voor de ene klant werk je met blauw, voor de andere met groen. De ene klant zegt je, de andere u. Hoe meer klanten je bureau heeft, hoe groter de kans dat iemand het verkeerde bestand pakt. Met een vaste structuur houd je per klantmerk overzicht.
Team MerkBrouwers3 min leestijd
Waar het misgaat bij meerdere merken
Met een paar klanten gaat het nog goed. Iedereen weet waar de bestanden staan. Maar het bureau groeit, er komen freelancers bij en klanten passen hun huisstijl aan. Dan staan er ineens drie versies van één logo in verschillende projectmappen.
De fouten die dan ontstaan zijn pijnlijk. Een oude kleur in een campagne. Een verkeerd logo in een offerte. Of erger: een bestand van de ene klant in een presentatie voor de andere.
Vaak merkt niemand het op tijd. De klant ziet het pas als de uiting al gedrukt of online is. Dat kost tijd, geld en soms ook vertrouwen.
Eén structuur voor alle klanten
Geef elk klantmerk dezelfde opbouw: logo’s, kleuren, lettertypen, beeld, templates en tone of voice, altijd in dezelfde volgorde. Wie de weg kent bij de ene klant, vindt het bij de volgende ook. Een vaste opbouw helpt ook bij het inwerken van nieuwe medewerkers en freelancers.
Leg per merk ook de praktische afspraken vast. Wie is het aanspreekpunt bij de klant? Wie keurt ontwerpen goed? Welke drukker of webbouwer werkt mee? Zulke informatie staat nu vaak alleen in iemands mailbox.
Gebruik voor bestanden een vaste naamgeving met de naam van de klant erin. Zo zie je direct bij welk merk een bestand hoort, ook als het buiten de map terechtkomt.
Toegang per klant regelen
Niet iedereen hoeft alles te zien. Dat beschermt je klanten, en het maakt zoeken makkelijker. Regel de toegang per groep:
Medewerkers. Geef toegang tot de merken waaraan iemand werkt, niet tot alle klanten.
Freelancers. Geef ze toegang voor de duur van de opdracht, en zet die daarna weer uit.
De klant zelf. Laat de klant meekijken en goedkeuren, zonder dat hij andere klantmerken ziet.
Externe partijen. Een drukker of fotograaf krijgt alleen de bestanden die voor die opdracht nodig zijn.
Houd elk klantmerk actueel
Een klant past zijn huisstijl aan en mailt het nieuwe logo. Komt dat bestand alleen in de mailbox van de accountmanager terecht, dan werkt de rest van het team nog met het oude. Spreek daarom af dat nieuwe merkbestanden altijd eerst op de vaste plek komen.
Haal oude versies uit beeld zodra er een nieuwe is. Bewaar ze gerust in een archief, maar niet naast de actuele bestanden. Zo kan niemand per ongeluk de verkeerde pakken.
Plan per klant af en toe een korte check: klopt alles nog, ontbreekt er iets? Dat is ook een mooi moment om met de klant te praten over wat er in zijn merk verandert. Zo ben je als bureau niet alleen uitvoerder, maar ook bewaker van het merk.
Eén omgeving voor alle merken
Losse mappen per klant werken tot een bepaald punt. Daarna helpt een omgeving waarin je alle merken naast elkaar beheert, elk met eigen bestanden, richtlijnen en toegang. Dan hoeft niemand meer te onthouden waar welke klant staat.
In BeterMerk zet je meerdere merken naast elkaar en stel je rechten in per persoon, organisatie, merk en onderdeel. Teams van bureaus en klanten beheer je gescheiden, zodat iedereen alleen de merken ziet waarvoor hij toestemming heeft.
In het kort
Geef elk klantmerk dezelfde vaste opbouw.
Leg ook praktische afspraken vast: aanspreekpunt, goedkeurder en leveranciers.
Regel toegang per klant, en tijdelijk voor freelancers.
Nieuwe bestanden eerst naar de vaste plek, oude versies uit beeld.
Plan per klant af en toe een korte check.
Bekijk welk pakket past bij een bureau met meerdere klantmerken. Je probeert elk pakket eerst gratis.
