Nieuwe collega’s en vrijwilligers wegwijs maken in je merk
Een nieuwe collega maakt vaak in de eerste week al een presentatie of een bericht. Waar haalt hij het logo vandaan? Welk template is het goede? Met een korte merkintroductie voorkom je dat iemand zijn eigen huisstijl gaat bedenken.
Team MerkBrouwers3 min leestijd
Waarom het merk ontbreekt bij de start
Bij een nieuwe collega denk je aan een laptop, accounts en een rondleiding. Het merk schiet er vaak bij in. Het valt onder ‘dat zie je vanzelf wel’.
Ondertussen gaat die collega wel aan de slag. Hij zoekt een logo op internet, kopieert een oude presentatie of vraagt het aan degene die het dichtst bij zit. Zo ontstaan in korte tijd nieuwe varianten van je huisstijl, zonder dat iemand dat wil. Dat is geen onwil, maar logisch gedrag van iemand die snel iets af wil hebben.
Wat iemand in de eerste week moet weten
Je hoeft niet het hele merkhandboek door te nemen. Begin met wat iemand nodig heeft voor zijn werk:
Waar alles staat. Eén link naar het merkhandboek of de plek met merkbestanden. Dat is de belangrijkste informatie van allemaal.
De templates. Voor presentaties, brieven, offertes en socialemediaberichten. Wie een goed template heeft, hoeft weinig regels te kennen.
Hoe je organisatie klinkt. Je of u, en een paar voorbeelden van de gewenste toon.
Bij wie je terechtkunt. Een vaste persoon voor vragen over het merk.
Wat je niet zelf doet. Bijvoorbeeld het logo aanpassen of nieuwe kleuren kiezen.
Een korte merkintroductie in drie stappen
Een merkintroductie hoeft geen training te zijn. Dit is genoeg:
Laat het merk zien. Vertel in een paar zinnen waar de organisatie voor staat, en laat zien hoe dat terugkomt in logo, kleuren en toon.
Laat iemand zelf zoeken. Vraag de nieuwe collega een logo en een template te downloaden. Zo weet je zeker dat hij de weg kent.
Laat iets maken. Een eerste presentatie of bericht, met feedback van iemand die het merk goed kent. Van één correctie leer je vaak meer dan van een lange uitleg.
Vrijwilligers, stagiairs en tijdelijke krachten
Bij stichtingen en verenigingen maken vaak vrijwilligers de nieuwsbrief, de flyer of het bericht op Facebook. Ze komen en gaan, en hebben weinig tijd voor uitleg. Juist voor hen moet het merk zo makkelijk mogelijk zijn.
Geef ze daarom niet het hele handboek, maar een beperkte set: de logo’s, de kleuren, een paar templates en de belangrijkste schrijfafspraken. En zorg dat hun toegang stopt als ze vertrekken, zodat er geen oude bestanden blijven rondgaan.
Hetzelfde geldt voor stagiairs en uitzendkrachten. Wie maar kort blijft, moet snel kunnen starten. Een goed template is dan meer waard dan een dik document.
Maak het makkelijk om het goed te doen
De beste merkintroductie helpt weinig als de bestanden lastig te vinden zijn. Kijk daarom ook kritisch naar je eigen opzet. Vind je in een paar klikken het juiste logo? Staan oude versies er nog tussen?
In BeterMerk geef je iedere collega of vrijwilliger alleen de rechten die bij zijn werk passen. Met een toegangscode koppel je iemand snel aan het juiste merk, en nieuwe accounts kun je eerst laten beoordelen voordat iemand toegang krijgt.
Vraag nieuwe collega’s na een paar weken wat ze misten. Zij zien het beste waar je merkhandboek nog onduidelijk is. Gebruik hun antwoorden om het handboek en de introductie te verbeteren.
In het kort
Neem het merk op in de eerste werkweek, naast laptop en accounts.
Begin met de vindplaats, de templates en de toon.
Laat nieuwe collega’s zelf iets zoeken en maken.
Geef vrijwilligers een beperkte, makkelijke set en stop de toegang bij vertrek.
Vraag nieuwe collega’s wat ze misten, en verbeter daarmee je handboek.
Zie hoe een online merkhandboek nieuwe collega’s vanaf dag één de juiste bestanden en afspraken geeft.
