Van PDF-stijlgids naar online merkhandboek in vijf stappen

Stap 1: Verzamel wat er is

Begin niet met ontwerpen, maar met verzamelen. Zoek de laatste versie van de PDF, de logobestanden, lettertypen, templates en voorbeelden van recente uitingen. Vraag ook collega’s welke bestanden zij gebruiken: vaak blijkt dat er eigen versies in omloop zijn.

Leg alles in één map. Je ziet dan meteen waar dubbelingen en verouderde versies zitten.

Stap 2: Kies per onderdeel de juiste versie

Loop de map door en bepaal per onderdeel welke versie de officiële is. Eén primair logo, één set kleurcodes, één lettertype voor koppen en één voor tekst. Gooi oude versies niet meteen weg, maar zet ze apart in een archief.

Dit is ook het moment om tegenstrijdigheden op te lossen. Staan er in de PDF andere kleurcodes dan in de website? Kies er één en leg vast waarom.

Stap 3: Zet de structuur neer

Een online merkhandboek werkt het best met een vaste, herkenbare indeling. Wij gebruiken meestal:

• Merk: missie, kernwaarden en tone of voice.
• Logo: varianten, gebruik en wat niet mag.
• Kleuren en typografie: met codes om te kopiëren.
• Beeld: fotografie, illustraties en iconen.
• Templates en bestanden: alles om te downloaden.

Stap 4: Bepaal wie wat mag

In een PDF ziet iedereen alles. Online kun je dat regelen. Collega’s zien de basis en de templates, het bureau krijgt ook de bronbestanden, en een drukker krijgt via een deellink alleen het logo in de juiste kleurmodus.

Denk ook na over wie mag wijzigen. Eén of twee beheerders is genoeg. Meer beheerders betekent meer kans op versies die uit elkaar lopen.

Stap 5: Lanceer en verwijs ernaar

Een merkhandboek werkt alleen als mensen weten dat het er is. Stuur een korte mail met de link, zet die link in je intranet en e-mailhandtekening, en verwijs er voortaan naar in plaats van losse bestanden te mailen.

Haal de oude PDF uit gedeelde mappen, of vervang hem door een document met alleen de link naar het online handboek. Zo voorkom je dat oude versies blijven rondgaan.

Hoeveel tijd kost het?

Voor een klein merk is het verzamelen en kiezen het meeste werk, vaak een paar uur. Het overzetten zelf gaat snel als de structuur vastligt. Bij BeterMerk mag je je oude PDF ook gewoon opsturen: wij zetten hem voor je over.