KI-Regeln für Ihr Team: So bleibt Ihre Marke erkennbar

Warum Sie Regeln brauchen

KI ist kein Projekt mehr, das man planen kann. Sie steckt längst in der Arbeit Ihres Teams, oft ohne dass jemand es so nennt. Der eine nutzt sie für einen ersten Entwurf, der andere lässt ganze Texte damit schreiben.

Das ist nicht schlimm. Aber ohne Regeln klingt Ihre Marke bei jedem Kollegen anders. Es tauchen Bilder auf, die nicht zu Ihrem Stil passen. Und niemand weiß, was in einen Chat darf und was nicht. Regeln geben Orientierung, ohne KI zu verbieten.

Halten Sie die Regeln kurz. Eine Seite, die alle lesen, wirkt besser als eine ausführliche Richtlinie, die in einem Ordner verschwindet. Nehmen Sie sie in Ihr Markenhandbuch auf, neben Tonalität und Corporate Design, damit man sie dort findet, wo man ohnehin nachschaut.

Legen Sie fest, welche Tools Sie nutzen

Beginnen Sie mit einer kurzen Liste der Tools, die Ihr Team nutzen darf, und wofür. So lassen sich Einstellungen, Anweisungen und Konten leichter regeln. Außerdem verhindert es, dass Arbeit über private Konten verstreut wird.

Prüfen Sie dabei die Bedingungen jedes Tools. Was passiert mit den eingegebenen Informationen? Gibt es eine Business-Version? Im Zweifel lassen Sie jemanden mit Erfahrung in Datenschutz und Sicherheit draufschauen.

Geben Sie der KI Ihre Marke mit, nicht Ihre Geheimnisse

Ein Assistent schreibt besser, wenn er Ihre Marke kennt. Legen Sie fest, welche Markeninformationen alle mitgeben, und sorgen Sie dafür, dass überall dieselbe Version im Umlauf ist.

Legen Sie ebenso klar fest, was nicht in einen Chat gehört. Personenbezogene Daten von Kunden, Mitgliedern oder Klienten, vertrauliche Zahlen und Verträge gehören meist nicht hinein. Ist jemand unsicher, gilt eine einfache Regel: erst fragen, dann einfügen.

Diese Markeninformationen geben Sie auf jeden Fall mit:

• Tonalität. Eine kurze Beschreibung mit Beispielsätzen, die passen und nicht passen.
• Feste Begriffe. Produktnamen, die Schreibweise Ihres Organisationsnamens und Wörter, die Sie vermeiden.
• Zielgruppe. Für wen Sie schreiben und ob Sie die Menschen mit Sie oder du ansprechen.
• Corporate-Design-Daten. Farbcodes und Schriften, für Design- oder Programmieraufgaben.

Regeln für Bilder und Logo

Bilder brauchen besondere Aufmerksamkeit. Ein KI-Tool erstellt schnell ein Bild, das schön ist, aber nicht zu Ihrer Bildsprache passt. Legen Sie fest, wofür Sie KI-Bilder nutzen, etwa für Skizzen und interne Präsentationen, und wofür nicht.

Lassen Sie KI Ihr Logo niemals nachbauen oder verändern. Verwenden Sie immer die echten Logodateien aus Ihrem Markenhandbuch. Dasselbe gilt für Gesichter echter Menschen und für Produkte, die Sie verkaufen: Ein solches Bild darf nicht den Eindruck erwecken, ein echtes Foto zu sein.

Prüfen Sie KI-Bilder auch auf Ihr Corporate Design. Passen die Farben? Ist der Stil derselbe wie bei Ihren anderen Bildern? Ein Bild, das leicht abweicht, fällt neben Ihren eigenen Fotos und Illustrationen mehr auf, als Sie denken.

Ein Mensch behält das Steuer

Legen Sie fest, dass alles, was nach außen geht, von einem Menschen gegengelesen wird. Jemand, der die Marke kennt, prüft, ob der Text stimmt, ob der Ton passt und ob die Fakten korrekt sind. KI kann überzeugend klingen und trotzdem etwas erfinden.

Legen Sie auch fest, wem die Regeln gehören. Tools ändern sich schnell, also schauen Sie mehrmals im Jahr darauf. Fragen Sie das Team, was funktioniert und was nicht, und passen Sie die Regeln entsprechend an.

Sie möchten nicht, dass jeder selbst Richtlinien in einen Chat kopiert? Mit der KI-Anbindung von BrandMeister ruft ein Assistent wie Claude, ChatGPT oder Cursor die aktuellen Markendaten schreibgeschützt ab, mit denselben Rechten wie der Nutzer.