Kundenmarken in der Agentur: So behalten Sie den Überblick

Wo es bei mehreren Marken schiefgeht

Mit ein paar Kunden geht es noch gut. Alle wissen, wo die Dateien liegen. Doch die Agentur wächst, Freelancer kommen hinzu und Kunden passen ihr Corporate Design an. Plötzlich liegen drei Versionen eines Logos in verschiedenen Projektordnern.

Die Fehler, die dann entstehen, sind unangenehm. Eine alte Farbe in einer Kampagne. Ein falsches Logo in einem Angebot. Oder schlimmer: eine Datei des einen Kunden in einer Präsentation für den anderen.

Oft bemerkt es niemand rechtzeitig. Der Kunde sieht es erst, wenn das Material schon gedruckt oder online ist. Das kostet Zeit, Geld und manchmal auch Vertrauen.

Eine Struktur für alle Kunden

Geben Sie jeder Kundenmarke denselben Aufbau: Logos, Farben, Schriften, Bildsprache, Vorlagen und Tonalität, immer in derselben Reihenfolge. Wer sich bei einem Kunden auskennt, findet sich auch beim nächsten zurecht. Ein fester Aufbau hilft auch beim Einarbeiten neuer Mitarbeitender und Freelancer.

Halten Sie pro Marke auch die praktischen Absprachen fest. Wer ist der Ansprechpartner beim Kunden? Wer gibt Entwürfe frei? Welche Druckerei oder welcher Webentwickler arbeitet mit? Solche Informationen stehen heute oft nur im Postfach einer einzelnen Person.

Nutzen Sie für Dateien eine feste Benennung mit dem Kundennamen darin. So sehen Sie sofort, zu welcher Marke eine Datei gehört, auch wenn sie außerhalb des Ordners landet.

Zugriff pro Kunde regeln

Nicht jeder muss alles sehen. Das schützt Ihre Kunden und erleichtert die Suche. Regeln Sie den Zugriff pro Gruppe:

• Mitarbeitende. Geben Sie Zugriff auf die Marken, an denen jemand arbeitet, nicht auf alle Kunden.
• Freelancer. Geben Sie ihnen Zugriff für die Dauer des Auftrags und schalten Sie ihn danach wieder ab.
• Der Kunde selbst. Lassen Sie den Kunden mitsehen und freigeben, ohne dass er andere Kundenmarken sieht.
• Externe Partner. Eine Druckerei oder ein Fotograf bekommt nur die Dateien, die für diesen Auftrag nötig sind.

Halten Sie jede Kundenmarke aktuell

Ein Kunde passt sein Corporate Design an und mailt das neue Logo. Landet die Datei nur im Postfach des Account Managers, arbeitet der Rest des Teams noch mit dem alten. Vereinbaren Sie deshalb, dass neue Markendateien immer zuerst an den festen Ort kommen.

Nehmen Sie alte Versionen aus dem Blickfeld, sobald es eine neue gibt. Bewahren Sie sie ruhig in einem Archiv auf, aber nicht neben den aktuellen Dateien. So kann niemand versehentlich die falsche nehmen.

Planen Sie pro Kunde ab und zu einen kurzen Check: Stimmt noch alles, fehlt etwas? Das ist auch ein guter Moment, mit dem Kunden darüber zu sprechen, was sich an seiner Marke ändert. So ist Ihre Agentur nicht nur ausführende Kraft, sondern auch Hüterin der Marke.

Eine Umgebung für alle Marken

Einzelne Ordner pro Kunde funktionieren bis zu einem gewissen Punkt. Danach hilft eine Umgebung, in der Sie alle Marken nebeneinander verwalten, jede mit eigenen Dateien, Richtlinien und Zugriffen. Dann muss sich niemand mehr merken, wo welcher Kunde liegt.

In BrandMeister legen Sie mehrere Marken nebeneinander an und vergeben Rechte pro Person, Organisation, Marke und Bereich. Teams von Agenturen und Kunden verwalten Sie getrennt, sodass jeder nur die Marken sieht, für die er berechtigt ist.