Markendateien aufräumen: vom Laufwerk an einen Ort

Warum der gemeinsame Ordner von selbst verwildert

Niemand richtet absichtlich Chaos an. Ein Kollege speichert ein Logo unter einem eigenen Namen. Eine Agentur schickt eine neue Version per E-Mail. Jemand anderes legt eine Kopie auf seinen Laptop, weil das Laufwerk langsam ist.

Nach ein paar Jahren liegen dieselben Dateien an fünf Orten, in zehn Varianten. Der Ordner hilft dann nicht mehr, er wird zum Suchspiel. Beim Aufräumen geht es deshalb nicht nur ums Löschen. Es geht darum, einen Ort zu schaffen, auf den sich alle verlassen können.

Schritt 1: Alles auf einen Haufen sammeln

Fangen Sie nicht im Ordner selbst mit dem Sortieren an. Sammeln Sie zuerst alles, was Sie finden, in einem vorläufigen Ordner. So sehen Sie, was es wirklich gibt. Schauen Sie an diesen Stellen nach:

• Gemeinsame Laufwerke. Etwa das Netzlaufwerk, Google Drive, SharePoint, Dropbox oder Teams.
• E-Mail. Suchen Sie nach Begriffen wie Logo, Corporate Design, Druckfreigabe und dem Namen Ihrer Agentur oder Druckerei.
• Laptops von Kollegen. Bitten Sie die Leute, die oft etwas erstellen, ihre eigenen Ordner zu teilen.
• Ihre Agentur oder Ihr Designer. Fragen Sie nach den Quelldateien, die dort noch für Sie liegen.
• Websites und Tools. Auch Website, Newsletter-Software und Social-Media-Konten enthalten Logos und Bilder.

Schritt 2: Behalten, archivieren oder löschen

Gehen Sie den Stapel dann durch. Vergleichen Sie ihn mit Ihrem aktuellen Corporate Design, um zu sehen, was aktuell ist. Sind Sie bei einer Datei unsicher, achten Sie auf die Farben und das Logo selbst, nicht auf Dateiname oder Datum. Teilen Sie alles in drei Gruppen ein:

• Behalten. Dateien, die zum aktuellen Corporate Design passen und tatsächlich genutzt werden.
• Archivieren. Alte Logos, frühere Kampagnen und abgeschlossene Projekte. Bewahren Sie sie getrennt auf, außer Sichtweite des Teams.
• Löschen. Doppelte Kopien, halbfertige Versionen und Dateien, die niemand erkennt.

Schritt 3: Eine Struktur, die alle verstehen

Eine gute Ordnerstruktur folgt dem, was Nutzer suchen. Man sucht ein Logo, eine Farbe oder eine Vorlage. Man sucht nicht nach einem Projektnamen oder einer Jahreszahl. Bleiben Sie deshalb bei wenigen klaren Hauptordnern, etwa Logos, Farben, Schriften, Bildsprache und Vorlagen.

Legen Sie auch fest, wie Dateien heißen. Ein Name wie markenname-logo-weiss-rgb.png sagt sofort, was man bekommt. Verzichten Sie auf Wörter wie ‚final‘ oder ‚neu‘. Sie stimmen nie lange.

Trennen Sie außerdem Quelldateien und Exporte. Eine Quelldatei ist die Datei, in der ein Designer arbeitet, etwa aus Illustrator oder InDesign. Ein Export ist eine fertige Version, zum Beispiel ein PNG oder PDF. Die meisten Kollegen brauchen nur Exporte. Bewahren Sie die Quelldateien getrennt auf, damit sie nicht verloren gehen und niemand sie versehentlich ändert.

Schritt 4: Alte Links aufräumen und dranbleiben

Nach dem Aufräumen funktionieren alte Verknüpfungen und Links oft noch. Jemand hat einen alten Ordner als Favorit, oder ein Link steckt in einem Dokument oder im Intranet. Suchen Sie diese heraus und verweisen Sie auf den neuen Ort. Lassen Sie den alten Ordner nicht halb bestehen: Entfernen Sie ihn oder legen Sie einen klaren Hinweis hinein.

Bestimmen Sie danach eine verantwortliche Person. Sie entscheidet, was hinzukommt und was verschwindet. Kommt eine neue Version, ersetzt sie die alte Datei am selben Ort. Planen Sie außerdem einen festen Termin ein, etwa jedes Quartal, um kurz zu prüfen, ob wieder lose Kopien kursieren.

Möchten Sie das nicht selbst erledigen, hilft BrandMeister. Bei der Einrichtung holen wir Ihre Logos, Farben, Schriften, Vorlagen und Richtlinien aus Ihren Ordnern und E-Mails und legen sie in einen zentralen Markentresor. Sie können uns auch Ihr altes PDF schicken, wir übertragen es. Mit der Versionsverwaltung verschwinden alte Dateien aus dem Blickfeld, und mit Suche, Filtern und Tags findet jeder schnell, was er braucht.