Agentur wechseln, ohne Ihre Markendateien zu verlieren

Warum Dateien oft bei der Agentur bleiben

In den meisten Organisationen verwaltet die Agentur die Dateien. Das ist praktisch, solange die Zusammenarbeit läuft. Sie bitten um ein Logo und bekommen es. Aber Sie wissen dann nicht genau, was alles da ist oder wo es liegt.

Bei einem Wechsel kommt das plötzlich ans Licht. Die alte Agentur hat Sie nicht mehr ganz oben auf der Liste, und Sie sie auch nicht. Je besser Sie vorher wissen, was Sie brauchen, desto reibungsloser läuft es.

Was Sie mitnehmen sollten

Erstellen Sie eine Liste, bevor Sie mit Ihrer alten Agentur sprechen. Diese Bestandteile brauchen Sie fast immer:

• Logodateien. Alle Varianten, als Vektordatei (etwa SVG, EPS oder PDF) und als PNG.
• Quelldateien. Die Arbeitsdateien von Logo, Vorlagen und festen Materialien, etwa Illustrator- oder InDesign-Dateien.
• Schriften. Die Dateien und, noch wichtiger, Informationen zur Lizenz und auf wessen Namen sie läuft.
• Farben. Alle Codes für Bildschirm und Druck, etwa HEX, RGB, CMYK und Pantone.
• Richtlinien. Das Markenhandbuch oder den Styleguide, am besten auch als bearbeitbare Datei.
• Bilder. Fotos und Illustrationen, die für Sie erstellt wurden, mit Informationen zu den Nutzungsrechten.

Prüfen Sie, was in Ihrem Vertrag steht

Schauen Sie in Ihrem Vertrag oder Angebot nach, was zu Rechten und Quelldateien vereinbart wurde. Manchmal steht dort, dass Sie das Logo nutzen dürfen, die Arbeitsdateien aber bei der Agentur bleiben. Manchmal gehören sie einfach dazu. Ist es nicht geregelt, fragen Sie freundlich nach.

Achten Sie auch auf Bilder und Schriften. Eine Foto- oder Schriftlizenz kann auf den Namen der Agentur laufen. Dann dürfen Sie die Dateien vielleicht nicht einfach an die neue Agentur weitergeben. Sind Sie bei der rechtlichen Seite unsicher, holen Sie sich Rat.

Machen Sie die Übergabe zu einem normalen Gespräch

Ein Wechsel muss kein Streit sein. Bedanken Sie sich bei der alten Agentur für die Zusammenarbeit und schicken Sie Ihre Liste mit. Bitten Sie um die Dateien per Download-Link, zu einem Termin, der für beide passt. Fragen Sie auch, ob sie etwas wissen, das nicht in den Dateien steht, etwa eine besondere Druckeinstellung oder eine Absprache mit der Druckerei.

Prüfen Sie danach sofort, ob sich alles öffnen lässt und vollständig ist. Öffnen Sie die Quelldateien, schauen Sie, ob die Schriften funktionieren und alle Logovarianten dabei sind. Jetzt können Sie noch leicht nachfragen. In einem halben Jahr ist das schwieriger.

Geben Sie der neuen Agentur danach einen ruhigen Start. Lassen Sie sie zuerst die Dateien und das Handbuch durchgehen, und fragen Sie, was fehlt. So erfahren Sie früh, ob noch etwas fehlt, und können die alte Agentur noch darauf ansprechen.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Marke künftig bei Ihnen liegt

Die wichtigste Lehre aus einem Wechsel: Bewahren Sie Ihre Markendateien selbst auf, an einem Ort, der Ihrer Organisation gehört. Geben Sie der neuen Agentur Zugriff auf diesen Ort, statt dass sie eine eigene Kopie pflegt. Vereinbaren Sie, dass neue oder geänderte Dateien dorthin zurückkommen.

Dann ist der nächste Wechsel keine Suche mehr. Und die neue Agentur startet gleich mit den richtigen, aktuellen Dateien.

Sie möchten dabei Unterstützung? Bei BrandMeister liefern Sie, was Sie haben, etwa ein PDF, einen Ordner oder einen Cloud-Speicher. Das wird für Sie ins Portal übertragen. Agenturen geben Sie danach nur Zugriff auf die Marken, für die sie arbeiten.