Vom PDF-Styleguide zum Online-Markenhandbuch in fünf Schritten

Schritt 1: Sammeln Sie, was vorhanden ist

Beginnen Sie nicht mit dem Gestalten, sondern mit dem Sammeln. Suchen Sie die letzte Version des PDFs, die Logodateien, Schriften, Vorlagen und Beispiele aktueller Materialien. Fragen Sie auch Kollegen, welche Dateien sie verwenden: Oft sind eigene Versionen im Umlauf.

Legen Sie alles in einen Ordner. So sehen Sie sofort, wo es Dubletten und veraltete Versionen gibt.

Schritt 2: Wählen Sie pro Bestandteil die richtige Version

Gehen Sie den Ordner durch und legen Sie pro Bestandteil fest, welche Version die offizielle ist. Ein primäres Logo, ein Satz Farbwerte, eine Schrift für Überschriften und eine für Text. Werfen Sie alte Versionen nicht sofort weg, sondern legen Sie sie in ein Archiv.

Jetzt ist auch der Moment, Widersprüche aufzulösen. Stehen im PDF andere Farbwerte als auf der Website? Wählen Sie einen und halten Sie fest, warum.

Schritt 3: Legen Sie die Struktur fest

Ein Online-Markenhandbuch funktioniert am besten mit einer festen, wiedererkennbaren Gliederung. Wir nutzen meist:

• Marke: Mission, Kernwerte und Tonalität.
• Logo: Varianten, Verwendung und was nicht erlaubt ist.
• Farben und Typografie: mit Werten zum Kopieren.
• Bildsprache: Fotografie, Illustrationen und Icons.
• Vorlagen und Dateien: alles zum Herunterladen.

Schritt 4: Legen Sie fest, wer was darf

In einem PDF sieht jeder alles. Online können Sie das steuern. Kollegen sehen die Basis und die Vorlagen, die Agentur bekommt auch die Quelldateien, und eine Druckerei erhält per Freigabelink nur das Logo im richtigen Farbmodus.

Überlegen Sie auch, wer Änderungen vornehmen darf. Ein oder zwei Administratoren genügen. Mehr Administratoren bedeuten mehr Risiko, dass Versionen auseinanderlaufen.

Schritt 5: Starten Sie und verweisen Sie darauf

Ein Markenhandbuch wirkt nur, wenn die Leute wissen, dass es existiert. Schicken Sie eine kurze Mail mit dem Link, setzen Sie den Link ins Intranet und in die E-Mail-Signatur, und verweisen Sie künftig darauf, statt einzelne Dateien zu mailen.

Entfernen Sie das alte PDF aus geteilten Ordnern oder ersetzen Sie es durch ein Dokument, das nur den Link zum Online-Handbuch enthält. So verhindern Sie, dass alte Versionen weiter kursieren.

Wie viel Zeit kostet das?

Bei einer kleinen Marke ist das Sammeln und Auswählen die meiste Arbeit, oft ein paar Stunden. Die Übertragung selbst geht schnell, sobald die Struktur steht. Bei BrandMeister können Sie uns Ihr altes PDF auch einfach schicken: Wir übertragen es für Sie.