Ordena tus archivos de marca: de la carpeta a un solo lugar

Por qué la carpeta compartida se desordena sola

Nadie crea el desorden a propósito. Un compañero guarda un logotipo con un nombre propio. Una agencia envía una versión nueva por correo. Otra persona guarda una copia en su portátil porque la unidad va lenta.

Al cabo de unos años, los mismos archivos están en cinco sitios y en diez versiones. La carpeta deja de ayudar y se convierte en un rompecabezas. Por eso ordenar no consiste solo en borrar. Se trata de crear un único lugar en el que todo el mundo pueda confiar.

Paso 1: reúne todo en un mismo montón

No empieces a clasificar dentro de la propia carpeta. Primero reúne todo lo que encuentres en una carpeta temporal. Así ves lo que existe de verdad. Busca en estos lugares:

• Unidades compartidas. Por ejemplo, la unidad de red, Google Drive, SharePoint, Dropbox o Teams.
• Correo. Busca palabras como logotipo, identidad visual, prueba de imprenta y el nombre de tu agencia o imprenta.
• Portátiles de compañeros. Pide a quienes crean piezas a menudo que compartan sus propias carpetas.
• Tu agencia o diseñador. Pide los archivos fuente que todavía guardan para ti.
• Webs y herramientas. Tu web, tu herramienta de newsletter y tus cuentas en redes sociales también contienen logotipos e imágenes.

Paso 2: conservar, archivar o eliminar

Después repasa el montón. Compáralo con tu identidad visual actual para ver qué está al día. Si dudas de un archivo, fíjate en los colores y en el propio logotipo, no en el nombre del archivo ni en la fecha. Divide todo en tres grupos:

• Conservar. Archivos que encajan con tu identidad visual actual y que la gente usa de verdad.
• Archivar. Logotipos antiguos, campañas pasadas y proyectos terminados. Guárdalos aparte, fuera de la vista del equipo.
• Eliminar. Copias duplicadas, versiones a medias y archivos que nadie reconoce.

Paso 3: elige una estructura que todos entiendan

Una buena estructura de carpetas sigue lo que buscan los usuarios. La gente busca un logotipo, un color o una plantilla. No busca un nombre de proyecto ni un año. Por eso, quédate con unas pocas carpetas principales claras, como logotipos, colores, tipografías, imágenes y plantillas.

Acordad también cómo se llaman los archivos. Un nombre como nombremarca-logo-blanco-rgb.png te dice al momento qué vas a obtener. No uses palabras como «definitivo» o «nuevo». Nunca son ciertas por mucho tiempo.

Separa además los archivos fuente de las exportaciones. Un archivo fuente es aquel con el que trabaja un diseñador, por ejemplo en Illustrator o InDesign. Una exportación es una versión lista para usar, como un PNG o un PDF. La mayoría de tus compañeros solo necesita exportaciones. Guarda los archivos fuente aparte, para no perderlos y para que nadie los modifique por error.

Paso 4: limpia los enlaces antiguos y mantenlo

Después de ordenar, los accesos directos y enlaces antiguos suelen seguir funcionando. Alguien tiene una carpeta vieja en favoritos, o hay un enlace en un documento o en la intranet. Búscalos y redirígelos al nuevo lugar. No dejes la carpeta antigua a medias: elimínala o pon dentro un aviso claro.

Después nombra a una sola persona responsable. Ella decide qué entra y qué sale. Cuando llega una versión nueva, sustituye el archivo antiguo en el mismo lugar. Reserva también un momento fijo, por ejemplo cada trimestre, para comprobar rápido si vuelven a circular copias sueltas.

Si prefieres no hacerlo tú, MarcaBase te puede ayudar. Durante la configuración recogemos tus logotipos, colores, tipografías, plantillas y normas de tus carpetas y correos, y los ponemos en una única caja fuerte de marca. También puedes enviarnos tu antiguo PDF y lo trasladamos. Con el control de versiones, los archivos antiguos desaparecen de la vista, y con la búsqueda, los filtros y las etiquetas todo el mundo encuentra rápido lo que necesita.