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El coste oculto de buscar archivos de marca

Buscar no parece trabajo, pero cuesta tiempo de trabajo. Tres grandes estudios muestran cuántas horas desaparecen cada semana.

Cifras clave

19 %

de la semana laboral se dedica a buscar y reunir información.

Fuente [4]

2 horas

al día perdidas buscando documentos, información o personas.

Fuente [5]

60 %

del tiempo se va en trabajo sobre el trabajo en lugar del trabajo en sí.

Fuente [6]

¿Qué se investigó?

En 2012 el McKinsey Global Institute analizó cómo emplean su tiempo los trabajadores del conocimiento: alrededor del 19 % se dedica a buscar y reunir información.

En 2021 The Harris Poll encuestó para Glean a más de 1.000 trabajadores en EE. UU.: dicen buscar de media al menos dos horas al día. Asana encuestó a más de 13.000 trabajadores sobre el trabajo sobre el trabajo: buscar, coordinar y actualizar estados.

Por qué los archivos de marca son especialmente vulnerables

Muchas personas usan los archivos de marca: marketing, ventas, agencias, freelancers y nuevos compañeros. Si están en adjuntos, carpetas sueltas y presentaciones antiguas, cada uno busca por su cuenta.

Quien no lo encuentra pregunta a un compañero o usa la primera versión que aparece. Así buscar cuesta el tiempo de dos personas y aumenta el riesgo de una versión equivocada. El 26 % empezó alguna vez algo que ya existía.

Haz la cuenta

Un ejemplo sencillo, no un resultado de estudio: si alguien dedica un cuarto de hora a la semana a buscar un logotipo, un código de color o una plantilla, son más de 12 horas por persona al año. Con diez personas, más de tres semanas laborales completas.

Usa tus propias cifras: ¿cuántas personas trabajan con tu marca y con qué frecuencia piden archivos?

¿Qué puedes hacer?

  • Identifica dónde están hoy los archivos de marca y quién los pide.
  • Da a todos los que trabajan con la marca acceso al mismo lugar.
  • Elimina o archiva las versiones antiguas para que no quede nada que buscar.

Fuentes utilizadas

  1. [4] The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies — McKinsey Global Institute, julio de 2012 — el 19 % de la jornada de interacción se va en buscar y reunir
  2. [5] Hybrid Workplace Habits & Hangups: Employees Spend a Quarter of Workweek Searching for Information — The Harris Poll para Glean, 1.043 trabajadores en EE. UU., diciembre de 2021
  3. [6] Anatomy of Work Index 2021 — Asana y Sapio Research, 13.123 trabajadores del conocimiento, octubre de 2020

Las cifras proceden de las páginas fuente. Los datos de encuestas reflejan lo que los encuestados declaran o esperan, no un efecto medido.

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