Gérer plusieurs marques clientes en agence sans s’y perdre

Où ça coince avec plusieurs marques

Avec quelques clients, tout va encore bien. Chacun sait où se trouvent les fichiers. Mais l’agence grandit, des freelances arrivent et les clients adaptent leur identité visuelle. Tout à coup, trois versions d’un même logo traînent dans différents dossiers de projet.

Les erreurs qui en découlent sont pénibles. Une ancienne couleur dans une campagne. Un mauvais logo dans un devis. Ou pire : le fichier d’un client dans une présentation pour un autre.

Souvent, personne ne s’en aperçoit à temps. Le client ne le voit qu’une fois le support imprimé ou en ligne. Cela coûte du temps, de l’argent et parfois de la confiance.

Une seule structure pour tous les clients

Donnez à chaque marque cliente la même organisation : logos, couleurs, polices, images, modèles et ton, toujours dans le même ordre. Qui s’y retrouve chez un client s’y retrouve aussi chez le suivant. Une organisation fixe aide aussi à intégrer de nouveaux collaborateurs et freelances.

Notez aussi les aspects pratiques de chaque marque. Qui est l’interlocuteur chez le client ? Qui valide les créations ? Quel imprimeur ou développeur web participe ? Ces informations ne se trouvent souvent que dans la boîte mail de quelqu’un.

Pour les fichiers, utilisez un nommage fixe qui contient le nom du client. Vous voyez ainsi tout de suite à quelle marque appartient un fichier, même s’il se retrouve hors du dossier.

Gérer les accès par client

Tout le monde n’a pas besoin de tout voir. Cela protège vos clients et facilite la recherche. Gérez les accès par groupe :

• Collaborateurs. Donnez accès aux marques sur lesquelles chacun travaille, pas à tous les clients.
• Freelances. Donnez-leur accès pour la durée de la mission, puis coupez-le.
• Le client lui-même. Laissez le client consulter et valider, sans qu’il voie les autres marques clientes.
• Prestataires externes. Un imprimeur ou un photographe ne reçoit que les fichiers nécessaires à cette mission.

Gardez chaque marque cliente à jour

Un client adapte son identité visuelle et envoie le nouveau logo par e-mail. Si ce fichier n’arrive que dans la boîte du chargé de clientèle, le reste de l’équipe continue avec l’ancien. Convenez donc que les nouveaux fichiers de marque vont toujours d’abord à l’endroit fixe.

Retirez les anciennes versions de la vue dès qu’une nouvelle existe. Gardez-les dans une archive si vous voulez, mais pas à côté des fichiers à jour. Ainsi, personne ne peut prendre le mauvais par erreur.

Prévoyez de temps en temps un court contrôle par client : tout est-il encore juste, manque-t-il quelque chose ? C’est aussi un bon moment pour parler avec le client de ce qui change dans sa marque. Votre agence n’est alors plus seulement exécutante, mais aussi gardienne de la marque.

Un seul environnement pour toutes les marques

Des dossiers séparés par client fonctionnent jusqu’à un certain point. Ensuite, mieux vaut un environnement où vous gérez toutes les marques côte à côte, chacune avec ses fichiers, règles et accès. Plus besoin de retenir où se trouve chaque client.

Dans MarqueBase, vous placez plusieurs marques côte à côte et définissez les droits par personne, organisation, marque et rubrique. Vous gérez séparément les équipes des agences et des clients, pour que chacun ne voie que les marques auxquelles il a accès.