Ranger vos fichiers de marque : du serveur à un seul endroit

Pourquoi le dossier partagé se désorganise tout seul

Personne ne crée le désordre exprès. Un collègue enregistre un logo sous son propre nom. Une agence envoie une nouvelle version par e-mail. Quelqu’un d’autre garde une copie sur son ordinateur, parce que le serveur est lent.

Au bout de quelques années, les mêmes fichiers se trouvent à cinq endroits, en dix versions. Le dossier n’aide plus, il devient un jeu de piste. Ranger ne consiste donc pas seulement à supprimer. Il s’agit de créer un endroit unique auquel tout le monde peut se fier.

Étape 1 : tout rassembler au même endroit

Ne commencez pas à trier dans le dossier lui-même. Rassemblez d’abord tout ce que vous trouvez dans un dossier temporaire. Vous verrez ainsi ce qui existe vraiment. Regardez à ces endroits :

• Les espaces partagés. Le serveur réseau, Google Drive, SharePoint, Dropbox ou Teams, par exemple.
• La messagerie. Cherchez des mots comme logo, identité visuelle, BAT et le nom de votre agence ou imprimeur.
• Les ordinateurs des collègues. Demandez à ceux qui créent souvent des supports de partager leurs propres dossiers.
• Votre agence ou votre graphiste. Demandez les fichiers sources qu’ils conservent encore pour vous.
• Les sites et outils. Votre site web, votre outil de newsletter et vos comptes sur les réseaux sociaux contiennent aussi des logos et des images.

Étape 2 : garder, archiver ou supprimer

Parcourez ensuite la pile. Comparez-la à votre identité visuelle actuelle pour voir ce qui est à jour. En cas de doute sur un fichier, regardez les couleurs et le logo lui-même, pas le nom du fichier ni la date. Répartissez tout en trois groupes :

• Garder. Les fichiers conformes à votre identité visuelle actuelle et vraiment utilisés.
• Archiver. Les anciens logos, les campagnes passées et les projets terminés. Rangez-les à part, hors de la vue de l’équipe.
• Supprimer. Les doublons, les versions inachevées et les fichiers que personne ne reconnaît.

Étape 3 : une structure que tout le monde comprend

Une bonne arborescence suit ce que les utilisateurs cherchent. On cherche un logo, une couleur ou un modèle. On ne cherche pas un nom de projet ou une année. Limitez-vous donc à quelques dossiers principaux clairs, comme logos, couleurs, polices, images et modèles.

Convenez aussi de la façon de nommer les fichiers. Un nom comme nomdemarque-logo-blanc-rvb.png dit tout de suite ce que l’on obtient. Évitez les mots comme « définitif » ou « nouveau ». Ils ne restent jamais vrais longtemps.

Distinguez enfin les fichiers sources des exports. Un fichier source est celui dans lequel travaille un graphiste, par exemple dans Illustrator ou InDesign. Un export est une version prête à l’emploi, comme un PNG ou un PDF. La plupart des collègues n’ont besoin que des exports. Conservez les fichiers sources à part, pour ne pas les perdre et éviter qu’on les modifie par erreur.

Étape 4 : nettoyer les anciens liens et tenir dans la durée

Après le rangement, d’anciens raccourcis et liens fonctionnent souvent encore. Certains ont un vieux dossier en favori, ou un lien figure dans un document ou sur l’intranet. Repérez-les et redirigez-les vers le nouvel emplacement. Ne laissez pas l’ancien dossier à moitié en place : supprimez-le ou ajoutez-y un renvoi clair.

Désignez ensuite un responsable unique. Cette personne décide de ce qui entre et de ce qui sort. Quand une nouvelle version arrive, elle remplace l’ancien fichier au même endroit. Prévoyez aussi un moment régulier, par exemple chaque trimestre, pour vérifier rapidement si des copies isolées réapparaissent.

Si vous préférez ne pas tout trier vous-même, MarqueBase peut vous aider. Lors de la mise en place, nous récupérons vos logos, couleurs, polices, modèles et règles dans vos dossiers et vos e-mails, et nous les rangeons dans un coffre de marque unique. Vous pouvez aussi nous envoyer votre ancien PDF, nous le transférons. Avec la gestion des versions, les anciens fichiers disparaissent de la vue, et grâce à la recherche, aux filtres et aux tags, chacun trouve vite ce qu’il lui faut.