Changer d’agence sans perdre vos fichiers de marque

Pourquoi les fichiers restent souvent chez l’agence

Dans la plupart des organisations, c’est l’agence qui gère les fichiers. C’est pratique tant que la collaboration dure. Vous demandez un logo et vous le recevez. Mais vous ne savez pas exactement ce qui existe, ni où cela se trouve.

Lors d’un changement, tout cela refait surface d’un coup. L’ancienne agence n’est plus votre priorité, et vous n’êtes plus la sienne. Mieux vous savez à l’avance ce dont vous avez besoin, plus tout se passe en douceur.

Ce que vous devez récupérer

Faites une liste avant d’en parler à votre ancienne agence. Voici les éléments dont vous avez presque toujours besoin :

• Fichiers du logo. Toutes les variantes, en fichier vectoriel (comme SVG, EPS ou PDF) et en PNG.
• Fichiers sources. Les fichiers de travail du logo, des modèles et des supports récurrents, comme des fichiers Illustrator ou InDesign.
• Polices. Les fichiers et, surtout, des informations sur la licence et le nom de son titulaire.
• Couleurs. Tous les codes pour l’écran et l’impression, comme HEX, RGB, CMJN et Pantone.
• Règles. Le manuel de marque ou le guide de style, de préférence aussi en fichier modifiable.
• Images. Les photos et illustrations créées pour vous, avec des informations sur les droits d’utilisation.

Vérifiez ce que dit votre contrat

Regardez dans votre contrat ou votre devis ce qui a été convenu sur les droits et les fichiers sources. Parfois, il est écrit que vous pouvez utiliser le logo, mais que les fichiers de travail restent à l’agence. Parfois, ils sont tout simplement inclus. Si rien n’est prévu, posez la question poliment.

Soyez aussi attentif aux images et aux polices. Une licence photo ou de police peut être au nom de l’agence. Vous ne pourrez alors peut-être pas transmettre les fichiers à la nouvelle agence. En cas de doute sur l’aspect juridique, demandez conseil.

Faites de la passation une conversation normale

Un changement ne doit pas forcément mal se passer. Remerciez l’ancienne agence pour la collaboration et envoyez votre liste. Demandez les fichiers via un lien de téléchargement, à une date qui convient à tous les deux. Demandez aussi s’ils savent quelque chose qui ne figure pas dans les fichiers, comme un réglage d’impression particulier ou un accord avec l’imprimeur.

Vérifiez ensuite tout de suite que tout s’ouvre et que rien ne manque. Ouvrez les fichiers sources, vérifiez que les polices fonctionnent et que toutes les variantes du logo sont là. Il est encore facile de poser une question maintenant. Dans six mois, ce sera plus difficile.

Offrez ensuite un démarrage serein à la nouvelle agence. Laissez-la d’abord parcourir les fichiers et le manuel, et demandez-lui ce qui manque. Vous saurez ainsi tôt s’il manque encore quelque chose, et vous pourrez toujours contacter l’ancienne agence à ce sujet.

Gardez désormais votre marque chez vous

La leçon la plus importante d’un changement : conservez vous-même vos fichiers de marque, dans un espace qui appartient à votre organisation. Donnez à la nouvelle agence accès à cet espace, au lieu de la laisser tenir sa propre copie. Convenez que les fichiers nouveaux ou modifiés y reviennent.

Le prochain changement ne sera alors plus une chasse au trésor. Et la nouvelle agence démarre directement avec les bons fichiers, à jour.

Vous souhaitez de l’aide ? Avec MarqueBase, vous envoyez ce que vous avez, comme un PDF, un dossier ou un espace cloud. Tout est transféré pour vous dans le portail. Vous ne donnez ensuite aux agences accès qu’aux marques sur lesquelles elles travaillent.